Những lưu ý an toàn khi họp hoặc dạy học qua phần mềm Zoom tránh lộ lọt thông tin

Những lưu ý khi họp hoặc dạy học qua phần mềm Zoom an toàn tránh lộ lọt thông tin
Lưu ý đầu tiên khi tải Zoom về, cần truy cập đúng trang chủ của Zoom với tên miền Zoom.us hoặc vào kho phần mềm trên Google Play, AppStore. Không truy cập để tải Zoom từ các đường link được gửi qua chat hoặc đường link không chính hãng, dễ bị tải về phần mềm chứa mã độc
Lưu ý thứ hai là khi tạo phòng họp Zoom, có 2 lựa chọn là:
- Zoom sẽ sinh mã họp ngẫu nhiên (Generate Automatically) và mật khẩu ngẫu nhiên.
- Sử dụng mã cá nhân cố định (Personal Meeting ID - PMI) với mật khẩu do người đó đặt.
Chỉ nên tạo các buổi họp với mã cá nhân đối với những người tin cậy (bên trong nội bộ công ty, trường học, gia đình, bạn bè…). Sau mỗi lần họp nên đổi mật khẩu phòng họp, đề phòng trường hợp về sau đang họp lại có người lạ “nhảy vào” phòng.
Đối với buổi họp có mã ngẫu nhiên sử dụng trong trường hợp người tạo phòng họp không muốn để lộ PMI cá nhân với những người tham gia họp.
Lưu ý thứ ba về việc che hình ảnh đằng sau bằng tính năng Virtual Background. Khi họp bằng video, khi mình không muốn người khác biết được những hình ảnh nơi mình đang ngồi, bạn nên dùng tính năng này để tạo phông nền che đằng sau và do đó chỉ hiển thị mỗi người ngồi họp.
Lưu ý thứ 4 là cần sử dụng tính năng phòng chờ họp (Waiting Room). Tính năng này để ai muốn vào phòng phải chờ xin phép người chủ phiên họp (chủ tọa). Điều này tuy có chút bất tiện nhưng kiểm soát được những người tham gia họp, tránh trường hợp có người không được phép cố tình vào họp khi họ biết mã và mật khẩu.
Lưu ý thứ 5 là trong quá trình họp tương tác chia sẻ màn hình, tùy vào tính chất từng buổi họp, để tránh những tình huống không mong muốn, người chủ tọa nên kiểm soát việc này bằng cách thiết lập trên trang web của Zoom.
Lưu ý thứ 6 là quản lý việc chat trong quá trình họp để đảm bảo sự tập trung khi họp hoặc dạy học. Chủ tọa có thể thiết lập các quyền chat cho người tham dự.